En resumen
- No te afecta si usas Excel o Word solo para escribir, imprimir y guardar tus facturas.
- Sí te afecta si además usas la hoja de cálculo para generar directamente los libros registro del IVA.
- Aunque no te afecte Verifactu, cuando llegue la factura electrónica entre empresas, un PDF hecho con Word no valdrá para tus clientes empresas.
La regla de la Agencia Tributaria
En sus preguntas frecuentes, la AEAT responde a esta duda casi literalmente. El reglamento no te afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se usan exclusivamente para:
- Introducir los datos de las facturas.
- Expedir e imprimir las facturas.
- Conservar la información de facturación.
En cambio, sí estarás sujeto si, además, usas el programa para procesar esa información y generar directamente los libros registro del IVA.
¿En qué lado estoy?
| Cómo usas Excel o Word | ¿Te afecta? |
|---|---|
| Una plantilla de Word donde escribes cada factura y la guardas en PDF | No |
| Un Excel con una pestaña por factura, que imprimes o mandas en PDF | No |
| Un Excel que, además de las facturas, te monta solo el libro de facturas emitidas para tu declaración | Sí |
| Una hoja de cálculo con macros que numera, calcula y genera los libros del IVA | Sí |
Si estás en el lado del «sí», tu hoja de cálculo funciona como un programa de facturación y tendría que cumplir todo el reglamento, algo que una hoja de cálculo casera difícilmente puede hacer. Lo razonable es pasarte a un programa adaptado antes de tu fecha: el 1 de julio de 2027 si eres autónomo y el 1 de enero de 2027 si tienes una sociedad.
Ojo con la factura electrónica
Que Verifactu no te afecte no significa que puedas seguir igual para siempre. Cuando entre en vigor la factura electrónica obligatoria entre empresas, las facturas que emitas a otras empresas y autónomos tendrán que ser un archivo estructurado, no un PDF. Si facturas a empresas, tendrás que cambiar de herramienta igualmente, aunque todavía no hay fecha.
Una alternativa gratuita
Si facturas poco y quieres dejar el Excel sin pagar un programa, la Agencia Tributaria tiene una aplicación gratuita de facturación que ya cumple Verifactu. Emite facturas completas, con los datos de tu cliente. Si necesitas más, compara los programas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir facturando con Excel después de 2027?
Sí, si solo lo usas para hacer, imprimir y guardar las facturas. Si lo usas para generar los libros registro del IVA, ya no.
¿Una plantilla de Word cuenta como programa de facturación?
No, mientras solo la uses para escribir, imprimir y guardar tus facturas.
¿Y si mi gestor hace los libros a partir de mis facturas en PDF?
La regla de la AEAT se refiere a que tu propio programa genere directamente los libros registro. Si tú solo emites y guardas facturas, no te afecta. Lo que use tu gestor con sus clientes es otra cuestión, que debe resolver él.
Fuentes oficiales
Comprobadas en octubre de 2026. Si una norma cambia, actualizamos esta página.
- Preguntas frecuentes: ámbitos de aplicación (quién está obligado) (Agencia Tributaria)
- Preguntas frecuentes: conceptos y definiciones (qué es un sistema informático de facturación) (Agencia Tributaria)
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre: Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (BOE)
- Guía de usuario de la aplicación gratuita de facturación de la AEAT (versión 1.0, 10 de octubre de 2025) (Agencia Tributaria)
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo: factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales (BOE)
¿Qué te toca a ti?
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